Artículo 4.3.1.1.- Definiciones. Los términos definidos a continuación tendrán en el texto del presente Reglamento el significado que se atribuye a cada uno: 

Artículo 4.3.1.2.- Principios. Las sociedades comisionistas miembros deberán atender los siguientes principios en relación con las órdenes impartidas por sus clientes: 

Artículo 4.3.1.3.- Obligatoriedad del manual. Las sociedades comisionistas miembros deberán contar con manuales sobre su LEO y su sistema de procesamiento de órdenes, de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento y demás normas que hacen parte del Marco Interno Normativo de la Bolsa.

Artículo 4.3.1.4.- Control Interno. Las sociedades comisionistas miembros adoptarán políticas de control interno para auditar el cumplimiento de las disposiciones que se establezcan en los manuales del LEO.

Artículo 4.3.1.5.- Publicidad. Las sociedades comisionistas miembros darán a conocer a sus clientes las características generales de su manual del LEO y sus respectivas modificaciones. Las sociedades comisionistas miembros deberán adoptar políticas y procedimientos para la implementación y publicación de los manuales donde establezcan el momento en que se dan a conocer éstos al cliente, así como sus modificaciones, los mecanismos a través de los cuales se publican y el sitio de consulta al cual se pueden acceder permanentemente.

Igualmente, se deberán establecer reglas para la publicación de un documento de fácil comprensión donde se describan las características generales de los manuales LEO. En cualquier caso, las sociedades comisionistas miembros deberán publicar en su página de Internet copias actualizadas de los manuales, las cuales deberán estar disponibles en todo momento.

Artículo 4.3.1.6.- Alcance. Las normas sobre procesamiento de órdenes contenidas en el presente Título serán aplicables a las sociedades comisionistas miembros que celebren operaciones en cualquiera de los mercados administrados por la Bolsa.

Artículo 4.3.1.7.- Deber de abstención de la sociedad comisionista miembro. Las sociedades comisionistas miembros deberán abstenerse de procesar órdenes cuando: 

Artículo 4.3.1.8.- Etapas para el tratamiento de órdenes. Para efectos del presente Reglamento se debe entender que el procesamiento de una orden tiene las siguientes etapas:

El manual del LEO que adopten las sociedades comisionistas miembros, debe regular cada una de las etapas para el procesamiento de órdenes que se relacionan en el presente artículo.

Artículo 4.3.1.9.- Recepción de órdenes a través de un medio verificable. Las sociedades comisionistas miembros tendrán que recibir las órdenes, sus modificaciones o cancelaciones a través de un medio verificable. Para los efectos del presente Reglamento, se entiende que no existe orden si no fue impartida a través de medio verificable. La información contenida en el medio verificable deberá ser almacenada de manera íntegra y protegerse de alteraciones posteriores. Las sociedades comisionistas miembros no podrán recibir órdenes, ni modificaciones o cancelaciones de órdenes, sin que quede registro en un medio verificable.

Artículo 4.3.1.10.- Registro en el LEO previo a la ejecución. Ninguna orden podrá ejecutarse sin haber sido registrada previamente en el LEO correspondiente.

Artículo 4.3.1.11.- Prelación de órdenes. Todas las órdenes de un mismo LEO deben ser registradas y transmitidas al sistema de negociación en el orden en que se reciben.

Artículo 4.3.2.1.- Ordenantes. Los clientes podrán facultar a una o varias personas naturales para que impartan órdenes en su nombre. Esta facultad deberá constar por escrito y otorgarse de manera previa a la realización de la primera operación.

Las sociedades comisionistas miembros no permitirán que alguien sea ordenante de más de cinco (5) clientes de la respectiva firma. Para estos efectos no se tendrán en cuenta los casos en que el ordenante sea parte relacionada de un cliente.

Artículo 4.3.2.2.- Personas autorizadas para recibir órdenes. Cada sociedad comisionista miembro deberá mantener un listado actualizado con los nombres de los operadores autorizados para recibir órdenes por la entidad.

Artículo 4.3.2.3. Contenido mínimo de las órdenes. Las órdenes que se reciban deberán estar formuladas de manera completa, clara y suficiente a través de un medio verificable, y contener la información necesaria para su transmisión. 

Al momento de impartir la orden se deberá obtener como mínimo la siguiente información, la cual deberá estar determinada o ser determinable a través de un medio verificable:

Artículo 4.3.2.4.- Clasificación de las Órdenes. Las órdenes se clasificarán de la siguiente forma:

Artículo 4.3.2.5. Momento de recepción de las órdenes. Las sociedades comisionistas miembros deberán adoptar políticas y procedimientos en las cuales se establezca de manera clara el momento en que se entienden recibidas las órdenes impartidas por los clientes u ordenantes, cuando éstas se reciban a través de mecanismos que lo ameriten en razón a su naturaleza y características.

Artículo 4.3.2.6.- Órdenes verbales. Cuando se trate de órdenes verbales, el medio verificable deberá ser un mecanismo de grabación de voz que registre la orden directamente impartida por el cliente o su ordenante.

Los Operadores deberán informar a los clientes que no pueden recibir órdenes verbales salvo en el caso establecido en el inciso anterior.

Artículo 4.3.2.7.- Órdenes escritas en medio digital. Las sociedades comisionistas miembros podrán recibir órdenes escritas en medio digital, en cuyo caso deberán adoptar mecanismos que les permitan identificar con certeza al cliente u ordenante. Para el efecto, en los formularios de vinculación o en los contratos, se deberá determinar la dirección del correo electrónico o mecanismo similar que usará el cliente u ordenante para el envío de órdenes por medio digital, los cuales deberán quedar registrados en una base de datos al interior de la entidad.

Artículo 4.3.2.8.- Órdenes incompletas. Las sociedades comisionistas miembros vinculadas no podrán procesar una orden que no cumpla con el contenido mínimo de las órdenes a que se refiere el artículo 4.3.2.3. del presente Reglamento.

En caso de órdenes incompletas, la Circular establecerá el procedimiento para notificarle al cliente tan pronto como sea posible la información faltante y determinará un tiempo razonable para su remisión. La información faltante deberá ser recibida por la sociedad comisionista miembro a través de un medio verificable.

Artículo 4.3.2.9.- Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las oficinas. Los Operadores que reciban órdenes por fuera del horario de negociación o por fuera de las oficinas, deberán enviarlas a la mayor brevedad posible para su registro en el LEO de acuerdo con las políticas establecidas por la sociedad comisionista miembro, respetando la prelación. El envío deberá hacerse por medio verificable y no será posible enviar una orden si se encuentra pendiente de envío una orden recibida con anterioridad.

Artículo 4.3.3.1.- Personas facultadas para registrar órdenes en el LEO. Están facultados para registrar órdenes en el LEO las personas que cuenten con la certificación en la modalidad de directivos y operadores.

Artículo 4.3.3.2.- LEO por oficina. Cada sociedad comisionista miembro deberá contar con un LEO que incorpore la información por cada oficina que cuente con una mesa de operaciones o de negociación, sin perjuicio de la posibilidad de contar con un LEO nacional o regional. Para tal efecto las políticas y procedimientos establecidos en el Manual del LEO deberán establecer criterios objetivos para el registro de órdenes en cada uno de los LEO.

Artículo 4.3.3.3.- LEO por tercero. Las sociedades comisionistas miembros podrán contratar a un tercero para que provea los servicios relacionados con los procedimientos operacionales del LEO. Lo anterior no significa delegación de responsabilidad de las sociedades comisionistas miembros derivadas del uso del LEO.

Artículo 4.3.3.4.- Contenido del registro de la orden en el LEO. El registro del LEO deberá incluir, además de la información contenida en la orden, la identificación de quien recibió la orden y la identificación de quien la registró en el LEO.

El LEO deberá asignar a cada una de las órdenes registradas un número consecutivo, de acuerdo con el momento de ingreso de cada orden. La información que se registre en el LEO deberá ser consistente con aquella que conste en el medio verificable a través del cual se recibió la orden.

Artículo 4.3.3.5.- Integridad de la información del LEO. La información ingresada en el LEO no podrá modificarse. Las sociedades comisionistas miembros deberán utilizar sistemas que garanticen la integridad de la información ingresada en el LEO, y que eviten que ésta pueda ser alterada.

Artículo 4.3.3.6.- Interrupciones del LEO. Las sociedades comisionistas miembros deberán contar con un plan de contingencia para el caso en que el funcionamiento del LEO se interrumpa. Esta alternativa debe permitir la continuidad del proceso de registro y deberá guardar la misma información que el LEO, de conformidad con las normas sobre el Sistema de Administración de Riesgo Operativo – SARO expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas aplicables.

Artículo 4.3.3.7.- Corrección de órdenes por parte de la sociedad comisionista miembro en caso de error. La información que sea registrada en el LEO de manera errónea podrá corregirse siempre y cuando exista una diferencia entre las condiciones de la orden contenida en el medio verificable y la información efectivamente ingresada en el LEO. De la corrección deberá quedar registro en el LEO, donde se indicarán las razones para la corrección, la persona que la realizó y la fecha y hora de la corrección.

En todo caso, la información ingresada de manera errónea y que sea objeto de corrección, no se eliminará del LEO para efectos de trazabilidad.

Artículo 4.3.3.8.- Cancelación o modificación de órdenes por parte del cliente. Las sociedades comisionistas miembros deben establecer dentro de sus políticas los procedimientos que les permitan a sus clientes cancelar o modificar las órdenes antes de su ejecución, dejando prueba de la petición en medio verificable. Las órdenes modificadas por el cliente se deben considerar impartidas en el momento de la modificación para efectos del cumplimiento de la prelación de órdenes.

Artículo 4.3.3.9.- Seguridad del LEO. Las sociedades comisionistas miembros deberán proveer mecanismos de seguridad de la información contenida en el LEO y contemplar los controles requeridos de forma tal que los datos ingresados no puedan ser variados a menos de que se trate de una corrección.

Las sociedades comisionistas miembros de la Bolsa deberán guardar reserva respecto de terceros, sobre las órdenes que se les encomienden, salvo que exista la autorización expresa del interesado, o medie solicitud de cualquier autoridad administrativa o judicial legalmente autorizada para ello, y en los demás casos determinados por la Constitución Política y la Ley.

Para tal efecto, las sociedades comisionistas miembros de la Bolsa deberán implementar mecanismos de seguridad para determinar que el Libro Electrónico de Órdenes pueda ser auditado y, en todo caso, deberá ser identificable la persona que ingresó, corrigió o canceló una orden y deberá prever la posibilidad de verificar y auditar las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.

Artículo 4.3.4.1.- Personas facultadas para ingresar las órdenes en el sistema de negociación. Están facultados para ingresar órdenes a los sistemas de negociación las personas que estén debidamente inscritas en el RNPMV para tales efectos.

Artículo 4.3.4.2.- Prelación en la transmisión de las órdenes. La transmisión de las órdenes al sistema de negociación se deberá hacer de manera completa y en el mismo orden en que se encuentren registradas en el LEO. Las sociedades comisionistas miembros deberán establecer políticas sobre el número de operadores con el que debe contar para la transmisión oportuna de las órdenes.

Artículo 4.3.4.3.- Consolidación de órdenes y fraccionamiento de operaciones. Los operadores podrán consolidar órdenes de diferentes clientes que hayan sido registradas previamente en el LEO, siempre que cada cliente lo autorice y la sociedad comisionista miembro contemple dicha posibilidad dentro de sus políticas y procedimientos. Las políticas y procedimientos mencionados deberán establecer parámetros para el fraccionamiento de las operaciones que se hayan consolidado. La sociedad comisionista miembro deberá establecer mecanismos para identificar en el LEO las órdenes consolidadas y las órdenes pendientes de consolidar.

Artículo 4.3.4.4.- Confirmación de la orden por parte del cliente. La sociedad comisionista miembro podrá abstenerse de transmitir la orden cuando razonablemente determine que el inversionista puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, la sociedad comisionista miembro deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante medio verificable. En caso de que ratifique, la sociedad comisionista miembro deberá procesar inmediatamente la orden.

Artículo 4.3.4.5.- Transmisión de órdenes de manera errónea por parte de la sociedad comisionista miembro. La sociedad comisionista miembro asumirá todas las consecuencias que se generen cuando la información transmitida por esta no corresponda con la orden impartida por el cliente.

Artículo 4.3.5.1.- Complementación. La sociedad comisionista miembro deberá ingresar en el aplicativo informático dispuesto para el efecto, la información que la Bolsa le solicite de conformidad con lo establecido en el artículo 3.2.3.1.1. del presente Reglamento y demás disposiciones del Marco Interno Normativo de la Bolsa.

Artículo 4.3.6.1.- Deber de información. Las sociedades comisionistas miembros deberán establecer políticas y procedimientos relacionados con el deber de remitir al cliente un reporte en el que se le informe sobre la ejecución y el resultado de la gestión de su orden. Dentro de las políticas y procedimientos se deberá hacer mención del momento así como del medio en que se debe remitir dicho reporte. El reporte incluirá como mínimo la siguiente información: